기록 보관

일반 산업의 경우, OSHA는 고용주에게 2년 동안 소음 노출 측정에 대한 정확한 기록을 유지하고 청력 보존 프로그램에 있는 직원의 고용 기간에 청력 검사 기록을 유지하도록 요구합니다.

보관할 청력 검사 기록 유형은 다음과 같습니다.
 

• 직원의 이름 및 분류
• 청력도 날짜
• 조사관 이름
• 청력계의 마지막 보정 날짜
• 직원의 최근 소음 노출 평가
• 청력 검사가 수행되는 실내의 배경 소음 수준 측정

모든 기록에 대한 접근 권한은 직원, 전직 직원, 직원 대표 및 OSHA 조사관에게 제공되어야 합니다. 회사의 소유권이 변경되거나 직원이 새 고용주로 옮겨가는 경우, 위에 설명된 소음 노출 및 청력 검사 기록을 위에 설명된 기간에 보관해야 하는 후임 고용주에게 이전해야 합니다.

고용주는 직원의 청력 검사(청력도)에서 직원이 한쪽 귀 또는 양쪽 귀의 청력에서 업무 관련 표준 역치 변화(STS)를 경험했음을 알릴 때마다 특정 양식인 OSHA 300 로그에 업무 관련 청력 상실 사례를 기록해야 합니다. 직원의 총 청력 수준은 STS와 동일한 귀에서 청력 제로(2,000, 3,000 및 4,000Hz일 때 평균)보다 25dB(데시벨) 이상 높습니다. 직원의 청력 상실이 이러한 기준을 충족하면, 기록 가능한 STS라고 합니다. 고용주는 업무 관련 사건이 발생했다는 정보를 받은 후 7일(역일 기준) 이내에 기록 가능한 STS의 각 사례를 입력해야 합니다. 연간 청력 검사 후 30일 이내에 작업자를 재검사할 수 있는 옵션이 있습니다. 재검사에서 STS가 확인되면, 청력 재검사 후 7일 이내에 기록해야 합니다. 고용주가 나중에 청력 손실이 업무와 관련이 없다고 결정하거나 직원의 청력이 나중에 개선되는 경우, 고용주는 항목을 OSHA 300 로그에 정렬할 수 있습니다. OSHA에 따르면, 작업 환경의 사건 또는 노출로 인해 청력 상실이 유발되거나 청력 상실에 영향을 주는 경우 또는 기존의 청력 상실을 현저하게 악화시킨 경우, 해당 사례를 업무와 관련된 것으로 간주해야 합니다.

자세히 알아보려면, 다음을 방문하십시오.

3M Job Health Highlights (2003) (PDF, 176 KB)

OSHA

HLPP를 관리하는 사람들이 내리는 대부분의 결정은 고용주가 보관하는 데이터의 품질에 따라 다릅니다. 데이터에 오류가 있거나 변동성이 과도한 경우, 의사 결정자가 기록의 정확성을 의심하고 자신 있게 프로그램을 관리하기 어려워질 수 있습니다. 이러한 일이 발생하지 않도록 하려면, 기록 보관을 위한 강력한 프로세스를 확립하고 프로그램의 주요 직원이 해당 프로세스를 따르고 있는지 확인하십시오. HLPP 기록에 접근할 수 있는 각 사람은 기록이 정확하지 않거나 프로그램을 구현하기 위해 수행된 작업을 반영하지 않는다는 표시를 찾도록 교육을 받아야 합니다.  또한 법률 고문과 상의하여 개인 및 건강 정보의 저장, 접근 및 전송과 관련하여 모든 관련 정부 규칙 및 규정을 준수하는지 확인합니다.

기록은 완전하고 시간에 따라 일관되게 보관되었을 때 가장 유용합니다. 이 점은 특히 청력 테스트 데이터와 관련하여 중요합니다. 청력 측정 기록에 직원이 표준 역치 변화(STS)를 경험한 것으로 나타나면, 고용주는 후속 조치를 수행해야 합니다. STS가 잠재적으로 녹음 가능한 경우, 청력 변화가 적어도 부분적으로 작업장 소음 노출로 인한 것인지 판단하기 위해 핵심 정보가 필요합니다. 기록 누락, 부정확한 정보 또는 데이터의 공백이 발생하면 기록을 검토하는 청력학자 또는 의사가 결정을 내리기가 매우 어려워지며, 고용주는 청력 손실이 업무와 관련이 있다고 가정하는 것 말고는 다른 옵션이 없을 수 있습니다.

기록의 보안이 유지되어야 하지만, 고용주는 직원, 그 대리인, 청력 상실 예방 팀 구성원, 감독관 또는 규제 기관의 대리인이 사용할 수 있는 주요 기록을 만들어야 합니다. 문서에 대한 통제 상태를 유지하려면, 기록에 직접 접근할 수 있는 제한된 수의 사람들이 문서를 보아야 하는 다른 사람들과 문서 사본을 공유할 수 있는 시스템을 구축합니다.

NIOSH는 소음 노출 측정 기록과 청력 테스트 기록을 고용 기간 및 30년 동안 보관할 것을 권장합니다.

같은 기간에 다음과 관련된 기록을 포함하여 다른 기록을 보관하는 것을 고려합니다.
 

• 직원 교육
• 청력 보호구 밀착 검사
• 소음 제어 프로젝트
• 이경 결과
• 청력 측정 기술자 인증

미국에서 의료보험의 양도 및 책임에 관한 법(Health Insurance Portability and Accountability Act, HIPAA)에서는 건강 정보를 보호해야 하는 방법과 고용주와 건강 관리 공급자가 기밀 건강 정보를 공유할 수 있는 방법을 지정합니다. HIPAA의 개인 정보 보호 규칙은 고용주가 청력 검사 결과 같이 개인 식별이 가능한 건강 정보를 의료 제공자 및 의료 보험 같은 다른 주체와 공유할 때 적용됩니다.

고용주 및 직원 건강 정보와 관련된 미국 개인 정보 보호 규칙에 관한 의무의 개요를 보려면,  여기를 클릭하십시오..

또한 법률 고문과 상의하여 개인 및 건강 정보의 저장, 접근 및 전송과 관련하여 모든 관련 정부 규칙 및 규정을 준수하는지 확인합니다.